Własny informatyk na etacie czy zdalny dział IT na godziny? Porównanie dla MŚP

Etat czy zewnętrzna obsługa IT?

Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba komputerów, kont, usług chmurowych, urządzeń sieciowych i danych wymagających ochrony. Niedziałająca poczta u handlowca, awaria programu, problemy z Wi-Fi lub niepewność dotycząca kopii zapasowych zaczynają realnie wpływać na pracę zespołu.

Wtedy pojawia się decyzja: zatrudnić własnego informatyka czy powierzyć obsługę zewnętrznemu zespołowi? Nie istnieje jeden model idealny dla każdej organizacji. Dla wielu małych i średnich firm zdalny dział IT jest jednak korzystny, ponieważ ogranicza koszty stałe i daje dostęp do kompetencji, których trudno oczekiwać od jednej osoby.

Ile naprawdę kosztuje informatyk na etacie?

Porównując oferty, nie należy zestawiać abonamentu firmy IT wyłącznie z pensją netto pracownika. Całkowity koszt etatu obejmuje znacznie więcej elementów:

• Wynagrodzenie i koszt pracodawcy: pensję brutto, składki, podatki oraz pozostałe obowiązkowe koszty zatrudnienia.
• Stanowisko i narzędzia pracy: komputer, monitory, telefon, licencje, dostęp do systemów i wyposażenie stanowiska.
• Rekrutację i wdrożenie: czas poświęcony na znalezienie pracownika, sprawdzenie kompetencji oraz poznanie infrastruktury firmy.
• Urlopy, choroby i szkolenia: okresy, w których trzeba zapewnić zastępstwo lub zaakceptować ograniczoną dostępność.
• Rozwój kompetencji: cyberbezpieczeństwo, chmura, serwery, sieci i aplikacje rozwijają się szybko, dlatego specjalista wymaga ciągłego szkolenia.

W efekcie koszt własnego stanowiska IT może wynosić wiele tysięcy złotych miesięcznie, nawet gdy liczba faktycznych zgłoszeń jest niewielka. Etat staje się ekonomicznie uzasadniony przede wszystkim wtedy, gdy firma ma stałe, pełnowymiarowe zapotrzebowanie na pracę konkretnej osoby.

Ryzyko oparcia IT na jednej osobie

Nawet dobry specjalista nie może być jednocześnie ekspertem od wszystkich obszarów. Administrator systemów może nie zajmować się programowaniem, a serwisant sprzętu nie musi mieć doświadczenia w reagowaniu na incydenty bezpieczeństwa.

• Kto przejmie zgłoszenia podczas urlopu lub choroby?
• Kto zareaguje na awarię serwera albo atak ransomware poza standardowymi godzinami pracy?
• Czy hasła, dokumentacja i dostępy są przechowywane w sposób pozwalający zachować ciągłość po odejściu pracownika?
• Czy jedna osoba ma wystarczające kompetencje w zakresie sieci, chmury, bezpieczeństwa, poczty, sprzętu i systemów biznesowych?

Ryzyko można ograniczyć przez dokumentację, procedury i zastępstwa. W małej firmie zbudowanie takiej struktury wewnętrznie bywa jednak kosztowne.

Co daje zdalny dział IT na godziny?

W modelu outsourcingowym firma kupuje określoną pulę godzin, abonament albo obsługę rozliczaną według zgłoszeń. Zakres i czas reakcji powinny być jasno opisane w umowie lub SLA.

• Koszt dopasowany do wykorzystania: płacisz za uzgodniony pakiet lub realny czas pracy, zamiast utrzymywać pełny etat niezależnie od liczby zgłoszeń.
• Dostęp do zespołu: problemy mogą trafiać do specjalistów od stacji roboczych, serwerów, sieci, poczty, bezpieczeństwa lub aplikacji.
• Zastępowalność: obsługa nie zależy wyłącznie od dostępności jednej osoby.
• Szybka pomoc zdalna: większość problemów z systemem, pocztą, kontami i programami można diagnozować bez dojazdu.
• Dokumentacja i procedury: uporządkowane dostępy, inwentaryzacja oraz plan reagowania zmniejszają ryzyko przestoju.

Nie każda awaria może zostać rozwiązana zdalnie. Dlatego przed wyborem wykonawcy warto ustalić również zasady wizyt na miejscu, serwisu sprzętu i obsługi sytuacji krytycznych.

Który model wybrać?

Etat sprawdza się, gdy organizacja ma codziennie wiele zadań wykonywanych na miejscu, rozbudowaną infrastrukturę lub potrzebuje specjalisty stale zaangażowanego w jeden system. Zewnętrzny dział IT jest zwykle dobrym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują szerokich kompetencji, przewidywalnego kosztu i elastycznej liczby godzin.

Możliwy jest także model hybrydowy: wewnętrzny koordynator IT współpracuje z zewnętrznym zespołem odpowiedzialnym za serwery, cyberbezpieczeństwo, projekty i zastępstwa.